Ηλεκτρονική Επισημείωση της Χάγης (e-Apostille): Πώς σφραγίζω επίσημα έγγραφα για το εξωτερικό

Αν σχεδιάζετε να σπουδάσετε, να εργαστείτε, να παντρευτείτε ή να κάνετε μια διαδικασία σε άλλη χώρα, συχνά θα σας ζητηθεί ένα ελληνικό δημόσιο έγγραφο με «σφραγίδα της Χάγης», δηλαδή επισημείωση (Apostille). Η σφραγίδα αυτή βεβαιώνει τη γνησιότητα της υπογραφής και την ιδιότητα όποιου υπέγραψε το έγγραφο, ώστε να το δέχονται οι αρχές της άλλης χώρας χωρίς άλλη επικύρωση. Για αρκετά έγγραφα η επισημείωση πλέον γίνεται ηλεκτρονικά, από το σπίτι.

Ποια έγγραφα επισημειώνονται ηλεκτρονικά

Η ηλεκτρονική επισημείωση αφορά έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης gov.gr. Σύμφωνα με το πληροφοριακό υλικό της διαδικασίας (diadikasies.gov.gr), σήμερα καλύπτονται:

• πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης, γέννησης, ιθαγένειας και εγγυτέρων συγγενών
• ληξιαρχικές πράξεις γέννησης, γάμου, συμφώνου συμβίωσης και θανάτου
• πτυχία τριτοβάθμιας εκπαίδευσης
• ψηφιακό απολυτήριο Γυμνασίου ή Λυκείου
• ψηφιακό πτυχίο ΕΠΑΛ

Η σελίδα του gov.gr αναφέρει ότι ισχύει για έγγραφα που εκδόθηκαν από τις 13/10/2023 και μετά, και ότι νέα έγγραφα προστίθενται σταδιακά. Ελέγξτε τη λίστα μέσα στην ίδια την υπηρεσία, γιατί μπορεί να έχει αλλάξει.

Τι χρειάζεστε

• Κωδικούς Taxisnet (ή e-banking, αν η υπηρεσία το δέχεται για την είσοδο)
• Το έγγραφο που έχετε εκδώσει ηλεκτρονικά από το gov.gr, με τον κωδικό επαλήθευσης (ο αριθμός που εμφανίζεται πάνω στο έγγραφο)
• Το κινητό σας για τον κωδικό μίας χρήσης (SMS) ή την εφαρμογή Gov.gr Wallet

Πώς κάνω ηλεκτρονική επισημείωση, βήμα-βήμα

Βήμα 1ο: Βγάλτε πρώτα το έγγραφο

Εκδώστε από το gov.gr το έγγραφο που θέλετε (π.χ. το πιστοποιητικό γέννησης) και κρατήστε τον κωδικό επαλήθευσης που φέρει. Η επισημείωση γίνεται πάνω σε έγγραφο που έχει εκδοθεί ήδη.

Βήμα 2ο: Μπείτε στην υπηρεσία

Ανοίξτε τη σελίδα της υπηρεσίας στο gov.gr και πατήστε να ξεκινήσετε. Συνδεθείτε με τους κωδικούς Taxisnet.

Βήμα 3ο: Ελέγξτε τα στοιχεία σας

Η εφαρμογή ανακτά αυτόματα τα προσωπικά σας στοιχεία. Επιβεβαιώστε ότι είναι σωστά ή συμπληρώστε ό,τι λείπει.

Βήμα 4ο: Γράψτε τον κωδικό του εγγράφου

Καταχωρίστε τον κωδικό επαλήθευσης (κωδικαριθμό) του εγγράφου που θέλετε να επισημειώσετε.

Βήμα 5ο: Επιβεβαιώστε την ταυτότητά σας

Επιλέξτε πώς θα επιβεβαιώσετε: με την εφαρμογή Gov.gr Wallet ή με κωδικό μίας χρήσης που θα έρθει με SMS στο κινητό σας, και γράψτε τον κωδικό.

Βήμα 6ο: Κατεβάστε το επισημειωμένο έγγραφο

Το σύστημα εκδίδει το έγγραφο αυτόματα και το αποθηκεύει στη θυρίδα σας. Αποθηκεύστε το αρχείο και κρατήστε το ως ηλεκτρονικό έγγραφο. Αν η άλλη χώρα ζητά έντυπο, ρωτήστε την ποιον τύπο δέχεται.

Πώς είναι το επισημειωμένο έγγραφο και πώς ελέγχεται

Πόσο κοστίζει

Στις επίσημες πηγές που διάβασα δεν αναφέρεται τέλος για την ηλεκτρονική επισημείωση. Στη διαδικασία με φυσική παρουσία (ΚΕΠ, Αποκεντρωμένη Διοίκηση ή Πρωτοδικείο), η επισημείωση διοικητικών εγγράφων έχει κόστος 0 ευρώ, ενώ για δικαστικής φύσης έγγραφα (π.χ. ποινικό μητρώο, συμβολαιογραφικά) απαιτούνται παράβολο 10 ευρώ και ένσημο 3 ευρώ.

Αν το έγγραφό μου δεν καλύπτεται

Για έγγραφα που δεν εκδίδονται ηλεκτρονικά από το gov.gr, η επισημείωση γίνεται με τον παραδοσιακό τρόπο. Τα διοικητικά έγγραφα επισημειώνονται από την Αποκεντρωμένη Διοίκηση, και μπορείτε να καταθέσετε την αίτηση σε ΚΕΠ. Τα δικαστικής φύσης έγγραφα (δικαστήρια, ποινικά μητρώα, συμβολαιογραφικά, υποθηκοφυλακείου) επισημειώνονται από το Πρωτοδικείο του νομού έκδοσης. Αν τη διαδικασία κάνει τρίτος για λογαριασμό σας, χρειάζεται εξουσιοδότηση ή συμβολαιογραφικό πληρεξούσιο.

Σημαντικά πριν στείλετε το έγγραφο

• Η επισημείωση γίνεται πάντα πριν από τη μετάφραση του εγγράφου, όχι μετά.
• Ρωτήστε την αρχή της χώρας προορισμού αν δέχεται ηλεκτρονικά επισημειωμένο έγγραφο. Σύμφωνα με το υλικό της διαδικασίας, ορισμένες χώρες δεν το δέχονται ατύπως.
• Η Σύμβαση της Χάγης έχει 130 συμβαλλόμενα κράτη (σύμφωνα με τον πίνακα της Διάσκεψης της Χάγης, με τελευταία ενημέρωση στις 30/6/2026), αλλά δεν εφαρμόζεται μεταξύ όλων των χωρών. Αν η χώρα προορισμού δεν είναι μέρος της ή η Ελλάδα έχει διατυπώσει αντιρρήσεις, χρειάζεται επικύρωση από την προξενική αρχή.
• Αν το έγγραφο θα κατατεθεί σε άλλο κράτος-μέλος της ΕΕ, ο Κανονισμός (ΕΕ) 2016/1191 απαλλάσσει από την επισημείωση τα δημόσια έγγραφα που πιστοποιούν, μεταξύ άλλων, γέννηση, θάνατο, όνομα, γάμο, διαζύγιο, ιθαγένεια και κατοικία. Καλύπτει και το λευκό ποινικό μητρώο, μόνο όταν εκδίδεται σε πολίτη της ΕΕ από τις αρχές του δικού του κράτους. Οι αρχές του άλλου κράτους δεν πρέπει να ζητούν επισημείωση, αλλά εσείς μπορείτε να την ζητήσετε αν το θέλετε.